
Phòng Hành chính Tổng hợp là một bộ phận quan trọng của Trung tâm. Chức năng và nhiệm vụ của phòng bao gồm:
I. CHỨC NĂNG:
– Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý hành chính; lập kế hoạch và quản lý tài chính; tổ chức nội bộ; văn thư – lưu trữ và các công việc hỗ trợ chung.
– Tổ chức, điều phối hoạt động nội bộ trong đơn vị: từ quản lý cơ sở vật chất đến công tác hậu cần…
– Tổng hợp, báo cáo, truyền đạt thông tin giữa các phòng ban và lãnh đạo.
II. NHIỆM VỤ:
– Công tác hành chính – văn thư:
+ Soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản hành chính.
+ Quản lý con dấu, công văn đi – đến.
+ Đảm bảo luân chuyển thông tin hiệu quả giữa các bộ phận.
– Tổ chức – nhân sự:
+ Hỗ trợ công tác tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nghỉ việc,…
+ Theo dõi hồ sơ nhân sự, chấm công, nghỉ phép, bảo hiểm,…
+ Xây dựng quy chế, nội quy, chính sách nội bộ.
– Công tác hậu cần:
+ Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ.
+ Đón tiếp khách, sắp xếp phòng họp, đặt lịch làm việc.
+ Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, phương tiện làm việc.
– Tổng hợp – báo cáo:
+ Tổng hợp báo cáo hoạt động các phòng ban.
+ Hỗ trợ xây dựng kế hoạch, chương trình công tác chung.
+ Đề xuất cải tiến quy trình quản lý nội bộ.
– Quản lý tài sản, cơ sở vật chất:
+ Theo dõi, bảo dưỡng, mua sắm tài sản, trang thiết bị.
+ Đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn.
+ Các công việc khác theo phân công của lãnh đạo.
– Lập kế hoạch và dự toán tài chính
Lập kế hoạch chi tiêu hàng năm/quý/tháng cho đơn vị.
Xây dựng dự toán ngân sách cho các hoạt động hành chính, hội nghị, đào tạo, mua sắm, sửa chữa,…
Phối hợp với các phòng ban khác để tổng hợp nhu cầu kinh phí.
Theo dõi và quản lý chi tiêu.
Giám sát việc sử dụng ngân sách theo đúng kế hoạch được duyệt.
Kiểm tra, giám sát chứng từ chi tiêu đảm bảo đúng quy định tài chính – kế toán.
Phân bổ và theo dõi các khoản chi phí hành chính, chi phí vận hành, văn phòng phẩm, công tác phí,…
Thanh toán và hạch toán.
Thực hiện các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp, đối tác.
Lập chứng từ kế toán, theo dõi quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng của đơn vị.
Cập nhật và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán.
Báo cáo tài chính nội bộ.
Lập các báo cáo chi tiêu định kỳ (tháng, quý, năm).
Báo cáo tổng hợp ngân sách sử dụng và đề xuất điều chỉnh nếu cần.
Hỗ trợ kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan kiểm tra khi có yêu cầu.
Tuân thủ quy định tài chính và cập nhật các quy định mới về kế toán, thuế, tài chính để áp dụng phù hợp.